בניית פורטל ארגוני שישפר את ניהול הארגון שלך

מהו בכלל פורטל ארגוני

פורטל אירגוני הוא אתר אינטרנט המשמש את הארגון. לעיתים הפורטל אינו חשוף באינטרנט כלל, אלא זמין רק בתוך הארגון, ולעיתים חלקים מהפורטל זמינים לגולשים וחלקים אחרים זמינים רק בתוך הארגון.

מטרות הפורטל הארגוני הן אלו:

1. ארגון נתוני הארגון במקום אחד
2. סטנדרטיזציה של התהליכים הטכניים – כל התהליכים השונים מבוצעים באותה מערכת
3. שיתוף העובדים זה עם זה וכן עם ההנהלה
4. ייעול תהליכים – קלות הורדת טפסים, מילוי דוח נוכחות, פרסום מידע שונה וכיו"ב

הקמה של פורטל ארגוני בצורה שתואמת את צרכי הארגון יכולה לחסוך לארגון הרבה משאבים של זמן, כסף וכוח אדם.

הפורטל בנוי מ-2 חלקים: ממשק למשתמש (זהו אותו אתר אינטרנט המציג את הנתונים למשתמש הרגיל) ומערכת הניהול (מערכת המאפשרת הזנת של הנתונים לפורטל).

מודולים אפשריים בפורטל הארגוני

להלן רשימת מודולים אפשריים שיכולים להכלל בפורטל הארגוני:

• ניהול תכנים – אפשרות לשתף את עובדי הארגון בחדשות ועדכונים שונים, מאמרים או כל מידע שרוצים. ניתן ליצור מידור ולאפשר שיתוף של עמודי תוכן שונים בקרב קבוצות או משתמשים מסויימים בלבד (למשל צוות א' יראה מאמרים מסויימים וצוות ב' יראה מאמרים אחרים).
• אפשרות העלאת טפסים – שליטה בסוגי טפסים שונים שיוצגו לחברי הארגון להורדה.
• מחולל טפסים גנרי – מערכת המאפשרת לחולל טפסים בהתאמה אישית. לכל טופס מספר שדות לפי קביעת מנהל האתר, כאשר השדות יהיו שדות מסוגים שונים, לדוגמה: textarea, input, radio button, checkbox, date, name, email, sex. לכל שדה נקבע סוג השדה, ערך ברירת מחדל, האם זהו שדה חובה או לא, והודעת שגיאה אם השדה לא הוכנס. במערכת הניהול ניתן ליצור טפסים ולנהל בכל טופס את השדות בקלות. את הטפסים שנבנים ניתן לחבר בממשק למשתמש.
• מערכת נוכחות – מערכת המאפשרת לעובדים למלא את זמני הנוכחות שלהם. למנהלים ניתנת אפשרות קלה לעקוב אחרי נוכחות העובדים ולקבל עדכון במקרה שעובדים לא מילאו את נוכחותם.
• לוח אירועים – לוח המציג טבלת אירועים שהוכנסו למערכת ע"י מנהל האתר. לכל אירוע מאפיינים של כותרת, תאור האירוע, תמונה, קטגוריה, שעות הפעילות, אזור, כתובת, הנחיות הגעה, עלות השתתפות, פרטי יצירת קשר עם מארגן האירוע. במערכת הניהול ניתן לנהל את האירועים (הוספה, עריכה ומחיקה). כמו כן, משולבת מערכת תזכורות המציגה אירועים שהסתיימו ואירועים שעומדים להסתיים בקרוב.
• ניהול לקוחות – מערכת ניהול קשרי לקוחות CRM המאפשרת ניהול אנשי הקשר בארגון. לכל איש קשר כרטיס הכולל את פרטי יצירת הקשר איתו, מידע כללי עליו ועל אופי ההתקשרות איתו, מעקב שיחות קודמות. המערכת כוללת מערכת תזכורות חכמה עבור שיחות פולו-אפ.
• ניהול משימות – מערכת הגדרת משימות. לכל משימה יוגדרו כותרת המשימה, תאור, מנהל המשימה, תאריך סיום המשימה וכן סטטוס (פתוח / בטיפול / סגור) ועדיפות (נמוך / בינוני / גבוה / דחוף). המערכת כוללת מערכת תזכורות חכמה למעקב נוח אחר התקדמות בביצוע המשימות.
• דיוור פנימי – במערכת הניהול יוכלו המחוברים לשלוח ולקבל הודעות (מיילים) למשתמשים אחרים במערכת.
• ניהול רשימת תפוצה וניוזלטר – טופס להוספת רשומים לרשימת התפוצה דרך האתר. במערכת הניהול ניתן לבצע ניהול רשומים (הוספה, עריכה ומחיקה), ניהול תבניות מייל (עיצוב מיילים וניוזלטרים ושמירתם) ושליחה של מיילים רגילים או על בסיס התבניות המוכנות לאדם ספציפי, למספר אנשים או לכלל רשימת התפוצה. בשליחת המיילים ניתן לבצע פניה אישית לפי שמו של האדם, וכן לצרף קבצים. מיילים הנשלחים לרשימת התפוצה עומדים בדרישות חוק הספאם וכוללים אפשרות הסרה מרשימת התפוצה.

עלויות הקמת פורטל ארגוני

עלות הקמת פורטל ארגוני לארגון שלכם נגזרת ממורכבות הפרוייקט: כמות המודולים הנדרשת, רמת מורכבות האפיון, כמות הסקיצות הגרפיות שנדרשים להכין וזמן ההדרכה על המערכת.

ברוב המקרים, העלות נסגרת בין 50,000 + מע"מ לבין 100,000 ₪ + מע"מ. המחיר המדוייק הוא לפי האפיון שנקבע ונחתם.